Попробуйте - не пожалеете!

(Не хочу, чтобы эта статья попалась на глаза конкурентам)

Если Вы продаете оргтехнику; если Вы - постоянная, надежная структура, дилеры, реселлеры, сервисные партнеры, все такое прочее или планируете такими быть; если Вас беспокоят гарантийные проблемы уже проданной техники, обращения за ремонтами клиентов, которых вы бережете, как зеницу ока - все с Вами ясно. Тогда Вы на своем опыте знакомы с проблемой качественной сервисной поддержки продаваемой техники - неважно какой, лишь бы серийный номер на ней был.
Очевидно, хочется при этом на сервисе не только не проиграть, а еще и заработать, и расходники продавать регулярно, зная, что никто, кроме Вас, Вашего клиента ими не снабжает.
В Вашей фирме есть штат менеджеров и инженеров, который требует постоянного надзора и анализа продуктивности работы каждого. Неважно, что они продают и за что отвечают.

Тогда поделюсь своим опытом. Бесплатно. Кстати, я Вам ничего не собираюсь продавать, имейте в виду на всякий случай.

Теперь только факты, без эмоций.

1. Факт первый: у меня, как начальника службы сервиса оргтехники, есть теперь отличный инструмент для работы. Это сервисная программа "ALEX SERVICE", которая отлично решает многие задачи организации обслуживания оргтехники.
2. Руководителю, диспетчеру, инженерам и менеджерам (каждому - свой вариант доступа) постоянно видна информация о клиентах, выполнении вызовов (выездных и в Вашем Сервисном центре), счетах, их оплате, гарантиях и договорах на обслуживание техники, их актуальности.
3. "ALEX SERVICE" принимает заявки, регистрирует счета, выписывает квитанции, хранит и извлекает все нужные данные по клиентам и их технике, включая "историю болезни" каждого аппарата, внесенного в базу данных.
4. Программа подсказывает аналоги нужной модели копира, принтера, ризографа, дупликатора, а при некоторых Ваших усилиях - вообще чего угодно (если оно имеет аналоги).
5. Регистрируются контакты менеджеров с клиентами, ведется учет и анализ финансовых результатов. Если клиент обидит, обиду можно долго хранить, занеся обидчика в "черный список".
6. Простота и изящество программы позволяют обучить работе на ней кого угодно. Все с подсказками, на русском языке.
7. Программа приобретена нами (заметьте, после полугодовой апробации различных бесплатных демо-версий) за очень скромные деньги. Профессионал, имеющий опыт руководства сервисом, Александр Никифоров всегда отзывается на все замечания и предложения, а также продолжительное время еще и обновлениями бесплатно снабжает.

И если я раньше решала проблемы, теперь я их предупреждаю. Мы ремонтируем технику клиента, не дожидаясь, когда она пойдет вразнос, а когда подходит время для регламентных процедур. Я не ору на инженера, который потерял заявку и не обслужил клиента, я незримо без особых трудозатрат его контролирую. Не требую с менеджера оплату счетов, менеджеры сами знают о том, что деньги идут им в руки в виде продления договоров, своевременной продажи расходных материалов, замены старой техники на новую. Заметная доля продаж становится запланированной и гарантированной, что просто мечта, сами понимаете. И всегда можно проконтролировать каждого - инженера, диспетчера, менеджера, клиента, бухгалтера, самого себя, в конце концов. Ясно, что и меня всегда можно проконтролировать.

Мой директор забыл, когда последний раз разгневанный клиент обрывал телефон с воплями "ПОЗОВИТЕ ДИРЕКТОРА!!!". А у нашей фирмы клиентов более 3500, и единиц техники в базе более 5000. Без автоматизации за всем просто не уследить.
А я не помню, когда последний раз принятый на ремонт аппарат терялся, когда расходники и ЗИП не попадали по назначению. Этого просто не бывает, не позволяет программа.

В любой ситуации у меня есть железные аргументы - факты, хранящиеся в базе данных "ALEX SERVICE", которые вовремя извлекаются и используются для эффективной работы - для анализа своей деятельности, для общения с руководством, для работы с клиентами. И клиенты, чувствуя такую неусыпную заботу, довольны. Причем рекомендации по замене расходников выполняются на 99%. Факты помогают убеждать.

Если Вам интересно, и уже хочется попробовать, даю ссылку: alexsrv.chat.ru; если не убедила или появились вопросы, пишите мне мне или автору программы.

А конкурентов я не боюсь, база данных защищена более чем достаточно, да и работать мы умеем. Думаю, Вы тоже.
Успехов!

Элина Хисамутдинова,
начальник Сервисного центра,
фирма "Ксерокопия", г.Казань

Возвращаясь к напечатанному

Не так давно StartCopy публиковал отклик Элины Хисамутдиновой из Казани о базе данных "Alex Service". Признаюсь, что меня тоже заинтересовала эта база. Я решили "пощупать" ее своими руками и высказать о ней свое мнение - благо, что автор предоставил мне такую возможность.

Что это и для чего? В преамбуле на alexsrv.chat.ru написано несколько слов о том, что было предпосылкой к написанию базы: частые потери информации по клиентам (записных книжек с этими записями) и технике, которая у них установлена, а также постоянные препирания с клиентом по поводу пробега аппарата после ремонта и еще куча всяких нестыковок, связанных с "бумажной" организацией хранения информации о клиенте и невозможности отслеживания ее в реальном времени.
Нужно ли говорить, что все это в наше время очень и очень актуально, и наличие подобной базы в офисе фирмы, имеющей обширную клиентскую сеть, является велением времени, а не прихотью руководства?! Конечно, данный продукт не является единственным в своем роде, и крупные фирмы, имеющие целые штаты программистов, пишут для себя подобные базы в больших количествах, всевозможно совершенствуя свои версии. Но, по разным причинам подобный софт чаще всего не выходит за пределы фирм, где он разработан и используется.
А вот "Alex Service" мне удалось установить на свой компьютер и рассмотреть программу внимательно.

Как видно из прилагаемых подробных описаний, база, помимо очевидно необходимых возможностей, имеет широкие возможности по организации работы менеджеров, которых может контролировать администратор, начальник отдела или кто-то из дирекции.
Довольно удобным и подробным мне показался раздел "Отчеты и статистика". Без особых усилий можно подробно отследить работу сервиса за отчетный период, причем как в целом, так и отдельно по каждому инженеру, полезность и эффективность каждого инженера на общем фоне, а также все его (инженера) "проколы" и невыполненные работы - т.е. проанализировать успехи или провалы по шагам. При печати выдаются подробнейшие отчетные формы.

Для сервиса особенно полезным будет наличие блока оперативной ежедневной статистики по всевозможным показателям. Количество выдаваемых здесь параметров и списков приятно удивило. Например, база автоматически выдает список аппаратов, на которых нужно провести обслуживание в соответствии с заключенными сервисными контрактами, учитывая при этом, когда аппарат обслуживался последний раз и как часто надо проводить обслуживание по условиям контракта.
Еще одно полезное удобство: для каждой фирмы-клиента в базе есть свой дневник, куда можно заносить различные записи и назначать им приоритет (по терминологии базы - актуальность). Например, можно сделать запись о необходимости проведения в будущем какой-либо работы; отметить, что напомнить о ней надо через неделю, и точно в срок запись появится в списке актуальных.

Заполнение базы требует внимания и аккуратности. Если все делается в соответствии с рекомендациями, то вы уже в первый же месяц пользования базой почувствуете, сколько снялось нудной и рутиной работы: удобства программы станут очевидными.

На сайте авторов программы довольно подробно рассмотрены вопросы обучения работе с базой. Хотя признаюсь честно, некоторые вопросы приходилось уточнять с автором, но, думается, это неизбежно при начале работы с чем-то новым вообще.
Некоторые объективные сложности оценки базы заключаются в том, что трудно охватить и осмыслить все возможности, пока в базе не накоплен достаточный объем информации. Но автор терпеливо и доходчиво объясняет суть непонятного, т.е. информационная поддержка программы находится на должном уровне, что немаловажно, ибо вопросов в первое время не избежать.

Несколько слов о сайте разработчиков программы. На нем выложена версия 3.59, а весь текст и иллюстрации, как я понял, относятся к более ранней версии (с меньшими возможностями). То же относится и к описанию, прилагавшемуся к дистрибутиву. На вопрос по этому поводу мне ответили, что сейчас ведется работа над расширением сайта и приведением его содержимого в соответствие с текущей версией.

Возникли и некоторые вопросы к создателям базы :

1. Будет ли как то организовано обучение по работе с программой, если это потребуется пользователю (покупателю)?
2. Возможны ли доработки (переделки) базы под требования конкретного заказчика и/или привязка ее к каким-то уже имеющимся у клиента прикладным программам?

Подводя итог рассказу, скажу, что программа своевременна и актуальна; она значительно облегчает работу как менеджеров и инженеров, так и руководства фирмы, занимающейся сервисом. И, на мой взгляд самое главное, многие фирмы давно созрели для использования подобных программных решений.
 

Александр Федотов